원장님이 계약 업무를 월 50분으로 줄인 방법 | 고시원 운영 관리 앱 사례

얼마 전, 고총무 운영 관리 앱을 사용 중인 한승(가칭) 님을 만났어요.

한승 님은 대기업에서 10년 넘게 일하면서 고시원을 인수해 운영하시다가, 운영 수익이 안정화되면서 본업을 고시원 운영으로 전향하셨어요. 도입을 고민하던 당시, 이야기를 나눠보니 도입 전에 겪으셨던 불편함이 꽤 구체적이었어요.

"저는 항상 지점 근처 대기조였어요. 언제 고객이 계약하자고 할지 모르는 상황이었으니깐요. 근데 그렇게 하루를 지점 근처에서 보내다 보면, 계약도 없이 별 수확이 없는 날들이 생겨요."

성수기엔 계약 업무에만 월 5시간이 사라지고 있었어요

평소엔 월 4건 안팎의 신규 계약을 진행하셨는데, 수험 시즌 같은 성수기엔 10건을 넘기도 하셨다고 해요. 건당 30분으로 계약서 작성, 신분증 확인, 조건 설명, 인쇄, 입금 확인까지. 성수기엔 이것만으로 월 5시간 이상이 사라지고 있었던 거죠.

평소엔 버틸 만하셨대요. 그런데 성수기가 되면서 계약이 몰리기 시작했고, 계획해 둔 일정과 계약 타이밍이 충돌하는 날이 반복됐다고 하셨어요.

숫자보다 더 불편하셨던 건 따로 있었어요.

"언제 생길지 모르는 계약 때문에 지점에 발이 묶이는 악순환을 없애고 싶었어요."

계약 자체가 문제가 아니었어요. 계약이 생길 때마다 그 자리에 있어야 한다는 구조가 문제였던 거죠.

그럼에도 현장 계약을 고집하셨던 건 이유가 있었어요

한승 님은 스스로를 "디지털에 약한 사람"이라고 하셨어요. 새로운 툴을 도입하는 것 자체에 대한 심리적 허들이 높으셨던 거죠.

"혹시 모르는 상황에 대비하려고 하다 보니 고객과 계약하는 과정을 철저하게 지키고 있어요. 제 맘 편하려고 하는 거기도 한데, 실제로 계약서 때문에 피할 수 있었던 손해들도 있었으니깐요."

고시원 계약엔 분쟁이 잦아요. "그런 말 한 적 없다", "입주 조건이 달랐다"처럼 구두로 넘긴 내용이 나중에 문제가 되는 경우죠. 한승 님께 직접 만나서 서명 받고, 사본 건네는 과정은 번거로운 절차가 아니라 스스로 터득한 리스크 관리였던 거예요.

그런데 성수기를 지나면서 판단이 바뀌셨다고 해요. 혼자 운영하다 보니 이 방식으로는 체력적으로 부쳐서 오래 지속할 수 없겠다는 걸 느끼셨다고 해요. 리스크 관리는 지키되, 한정적인 체력을 갈아 넣는 구조는 바꿔야 한다고 결심하신 거죠.

전자계약을 도입하고 나서, 걱정했던 것들이 오히려 반대로 바뀌었어요

처음엔 전자계약으로 바꾸면 분쟁 대응이 약해지는 게 아닐까 걱정하셨다고 해요. 실제로 여쭤보니 그 걱정이 도입을 미루게 한 가장 큰 이유였다고 하셨어요. 그리고 이게 진짜 계약서의 역할을 할 수 있을지도 걱정이셨대요.

하지만 고총무 운영 관리 앱의 전자 계약 절차를 보고 실제로 마음이 바뀌셨대요. 고총무 운영 관리 앱의 전자 계약은 법적으로 종이 계약서와 동일한 효력을 가져요. 계약 내용이 자동으로 기록되고 보관되니까, 분쟁 상황에선 오히려 종이보다 더 명확한 근거가 된다고 하셨어요.

입주 희망자가 계약 의사를 밝히면 링크 하나를 보내면 돼요. 상대방이 비대면으로 본인 인증, 서명하고 입금까지 마치면 핸드폰으로 확정 알림이 와요. 건당 5분 이내로 끝나요.

시간이 줄어든 것보다, 심리적 부담에서 벗어난 게 더 컸어요

"입주자한테 보내야 할 안내를 파악하고 일일이 보내줘야 한다는 심리적 부담에서 벗어난 게 제일 컸어요."

계약이 완료되는 순간부터 입주 안내, 입금 요청, 미납 알림 등 입주자 상황에 따라 필요한 알림들이 자동으로 입주자한테 발송돼요. 한승 님이 일일이 챙기셨던 안내와 미납 독촉 업무가 통째로 사라진 거예요.

본업에서 고시원 운영으로 전향하셨어도, 머릿속을 차지하는 업무 하나가 사라진다는 건 숫자로 환산이 안 돼요. 만나서 이야기를 들으면서 저도 그 부분이 가장 인상적이었어요.

개선된 건 효율이 아니라 지속가능한 운영이었어요

"그 전엔 어쩔 수 없다고 생각했는데, 도입 하나로 구조 자체가 바뀌더라고요."

"안전한 걸 떠나서, 직접 운영해본 사람이 만든 앱인 게 기능마다 세심하게 체감이 돼요. 생각했던 것보다 만족감이 높아요."

한승 님이 되찾은 건 5시간이 아니었어요. 계약 눈치 안 보고 하루를 온전히 쓸 수 있는 자유였어요.
계약과 입주자 관리는 고시원 운영에서 매출과 가장 직결되는 부분이에요. 그렇기 때문에 가장 신경 쓰이는 부분이기도 하죠. 하지만 한승 님은 그 중요한 업무를 지키면서도, 현장 대기와 미납 독촉 같은 비효율적인 구조까지 함께 가져갈 필요는 없다고 판단하셨어요.

도입을 결정하기 전에 다른 프로그램과 앱들도 살펴보셨다고 해요. 그런데 한승 님은 안전한 걸 택하는 분이셨어요. 절차적으로 가장 안심이 됐던 고총무 운영 관리 앱을 선택하셨고, 실제로 써보니 생각했던 것보다 만족감이 높으셨다고 해요.

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